С 1 сентября бумажные транспортные накладные уходят в прошлое.

С 1 сентября бумажные транспортные накладные уходят в прошлое. Готовиться нужно уже сейчас

С 1 сентября 2026 года в России вступают в силу кардинальные изменения в правилах оформления грузоперевозок.

Бумажные транспортные накладные (ТРН) и экспедиторские документы для большинства перевозок перестают быть законным способом оформления. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ устанавливает обязанность формировать эти документы исключительно в электронной форме.

Разбираемся, что это значит для бизнеса, какие риски несёт промедление и почему готовиться нужно прямо сейчас.

Что меняется с 1 сентября

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) применяется в России с 2022 года в добровольном порядке. С 1 сентября 2026 года она становится обязательной для большинства коммерческих грузоперевозок.

Закон затрагивает всех участников перевозочного процесса: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Вместе с ЭТрН в электронный формат переходят также заказ-заявка на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные и авиационные грузовые накладные.

Обмен документами ведётся через операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) с передачей сведений в государственную информационную систему (ГИС ЭПД). Форматы документов утверждены приказами ФНС России.

Исключения — случаи, определённые Минтрансом России, например перевозки грузов военного назначения. Для большинства бизнесов правило единое: бумага больше не работает.

Налоговые риски: что будет, если не перейти

Главный вопрос, который волнует предпринимателей: что будет, если после 1 сентября продолжать использовать бумажные накладные?

Законодательство даёт налоговым органам законное основание снять расходы по налогу на прибыль и отказать в вычете НДС, если документы оформлены с нарушением установленного порядка. Иными словами, бумажная накладная после 1 сентября рискует не подтвердить расходы на перевозку — и налоговая может доначислить налог.

Впрочем, ФНС дала и смягчающие разъяснения. Начальник управления электронного документооборота ФНС России Фёдор Новиков подчеркнул: если перевозка была реальной, а налоги по сделке уплачены, отсутствие электронной накладной не должно автоматически становиться основанием для исключения расходов. Налоговики будут оценивать совокупность документов: транспортные и закрывающие документы, банковские выписки, первичные учётные документы, сведения о движении транспорта.

Однако рассчитывать на снисхождение — рискованная стратегия. Представитель ФНС предупредил: в перспективе подход может ужесточиться. Планируется внедрение сквозного идентификатора перевозки, к которому будут привязаны все документы по каждому рейсу. Когда Минтранс накопит необходимый массив данных, ФНС сможет получать агрегированную информацию по каждой перевозке — по оценке ведомства, это может произойти уже в середине 2027 года.

Кроме того, даже при отсутствии налоговых доначислений компания может получить штраф за нарушение правил оформления документов.

Переходный период: поблажки, но не отсрочка

19 июля 2026 года президент России поручил МВД и Ространснадзору до 1 сентября принять решения, предусматривающие до 1 марта 2027 года устное замечание при предъявлении бумажных документов вместо электронных.

Важно понимать: это смягчение мер ответственности, а не перенос срока обязательного перехода. Обязанность оформлять накладную в электронном виде действует с 1 сентября 2026 года. Именно с этой даты бумажный документ перестаёт соответствовать требованиям закона — в том числе когда им подтверждают расходы на перевозку.

Подключение занимает до двух месяцев — готовиться нужно сейчас

Внедрение полноценного решения для электронных перевозочных документов — процесс небыстрый. По оценкам экспертов, он занимает от двух до четырёх месяцев. Компании, которые откладывают подготовку на последний момент, рискуют стартовать в жёстком цейтноте.

Даже если выбрать оператора, который обещает подключение за несколько дней, необходимо учесть, что согласование с контрагентами может занять 3–4 недели. А значит, затягивать с решением нельзя.

Что нужно сделать прямо сейчас

ФНС России рекомендовала следующий алгоритм действий для перехода на электронные перевозочные документы:

1. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя или ИП. Если подпись оформляется на сотрудника, потребуется машиночитаемая доверенность.
2. Подключиться к одному из аккредитованных операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Перечень операторов опубликован на сайте Минтранса России.
3. Предоставить сотрудникам доступ к сервису электронного обмена документами.

Коротко о главном

Время есть, но его осталось немного. Начните подготовку сегодня, чтобы 1 сентября встретить во всеоружии и без сюрпризов от налоговой.