Новые правила работы с иностранными сотрудниками

Что изменилось с 1 сентября 2026 года?

С 1 сентября 2026 года начал действовать приказ МВД России от 12 мая 2026 года № 290, который утвердил новые формы уведомлений о заключении и прекращении трудовых и гражданско-правовых договоров с иностранными гражданами. Прежний приказ МВД № 536 больше не применяется. Новые формы будут действовать до 1 сентября 2032 года.

Одновременно изменились правила медицинского освидетельствования иностранцев, а также уточнён механизм налогообложения доходов отдельных категорий иностранных работников. Контроль за трудовой миграцией переходит из плоскости документов в плоскость денег: МВД будет сверять доходы иностранных работников с данными ФНС и СФР.

Разберём каждое направление подробнее.

Документооборот и уведомления: что изменилось для работодателей

Новые формы уведомлений. Работодатели и заказчики работ обязаны применять новые формы уведомлений:

• о заключении и прекращении (расторжении) трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином;
• об исполнении обязательств по выплате заработной платы (вознаграждения) высококвалифицированному специалисту;
• ходатайства иностранного гражданина о привлечении в качестве высококвалифицированного специалиста;
• уведомления о трудоустройстве иностранца организацией, оказывающей услуги по трудоустройству.

Ключевые технические изменения в формах. В уведомлениях теперь обязательно нужно указывать срок действия трудового договора либо отмечать его как «на неопределённый срок». В форме сообщения о выплатах высококвалифицированному специалисту появилось поле для ИНН иностранца, а сведения о профессии и должности из формы исключены. Среди сведений об иностранце теперь указывается пол.

Согласие на обработку персональных данных. К уведомлениям о заключении и прекращении договора, а также об исполнении обязательств по выплате зарплаты высококвалифицированному специалисту необходимо прикладывать согласие на обработку персональных данных по рекомендуемым образцам МВД. При этом представлять согласие самого иностранного гражданина не требуется — документ подписывается работодателем или уполномоченным лицом.

Сроки подачи уведомлений. Срок остался прежним: уведомить МВД о заключении или прекращении договора необходимо в течение трёх рабочих дней с даты его заключения или расторжения. Для высококвалифицированных специалистов действует отдельное правило: уведомление о выплате зарплаты подаётся ежеквартально — не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным кварталом.

Куда подавать. Уведомление направляется в территориальный орган МВД России в том субъекте РФ, где иностранный гражданин фактически осуществляет трудовую деятельность. Если иностранец работает на территориях двух субъектов, уведомление подаётся в каждый из них.

Важное предупреждение. За нарушение порядка подачи уведомлений и применение старых форм предусмотрен штраф до одного миллиона рублей, а в некоторых случаях — временная остановка деятельности компании.

Оплата труда и налоги: новые правила для отдельных категорий работников

Ставки НДФЛ. По умолчанию доходы нерезидентов от источников в РФ облагаются по ставке 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ). Однако для ряда категорий иностранных граждан действуют исключения — их доходы облагаются по прогрессивной шкале 13–22% независимо от признания их налоговыми резидентами РФ. К таким категориям относятся:

• граждане государств — членов ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия);
• иностранные граждане, работающие на основании патента;
• высококвалифицированные специалисты (ВКС);
• беженцы и лица, получившие временное убежище;
• участники Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению соотечественников;
• удалённые работники российских компаний.

Изменения для работников на патенте. С 2026 года размер фиксированного авансового платежа по НДФЛ увеличивается на 50% в расчёте на каждого несовершеннолетнего ребёнка, находящегося на иждивении иностранного гражданина, временно пребывающего, временно и (или) постоянно проживающего в РФ. Также предусмотрена возможность установления повышенного регионального коэффициента к размеру фиксированного авансового платежа для иностранных граждан, работающих у физических лиц.

Зачёт авансовых платежей. Работодатель вправе уменьшить НДФЛ на уплаченные иностранным работником авансы только при наличии уведомления из налоговой. Уведомление выдаётся раз в год на основании заявления работодателя. Уменьшать налог можно за весь налоговый период (с января), а не только с даты получения уведомления. При смене места работы новому работодателю необходимо получать собственное уведомление.

Удалённые сотрудники. Все выплаты удалённым работникам (по трудовым и гражданско-правовым договорам) облагаются по ставке 13–22% независимо от статуса резидента. Однако налоговые вычеты (стандартные, социальные, имущественные) доступны только резидентам; нерезиденты не вправе уменьшать налог на указанные вычеты. Нетрудовые доходы (материальная помощь, подарки, компенсации сверх норм) у нерезидентов облагаются по ставке 30%.

Иностранные агенты. Если иностранец-резидент хотя бы один день в году числился иностранным агентом, со всех его доходов удерживается фиксированная ставка 30% независимо от суммы заработанного.

Контроль и риски: что нужно знать работодателям

Усиление проверок МВД. В 2026 году внеплановые проверки МВД участились на 35%. Под прицелом инспекторов теперь не только компании, но и индивидуальные предприниматели.

Новая система контроля доходов. С 1 октября 2026 года должен заработать приказ МВД о порядке проверки доходов иностранных работников, привязанный к Федеральному закону от 26.07.2026 № 241-ФЗ. Логика простая: если у иностранца нет дохода или доход ниже прожиточного минимума, трудоустройство считают фиктивным. Проверять это будут не выездом на объект, а сверкой данных — ФНС передаёт в МВД суммы выплат из РСВ и доходы самозанятых, СФР — сведения о трудовой деятельности.

Что это значит для патента и разрешения на работу. Ранее доход не проверялся — значение имела только уплата фиксированного авансового платежа по НДФЛ. Теперь доход ниже порога или отсутствие данных о нём — основание для аннулирования патента или разрешения на работу.

Типичные нарушения. Чаще всего нарушения связаны с приёмом на работу иностранцев без действующего разрешения, несвоевременным уведомлением МВД о заключении или расторжении договора, работой иностранца не по своей специальности или в другом регионе, а также превышением допустимой квоты иностранных сотрудников в штате.

Ответственность. За нарушения миграционных правил несут ответственность как сами работодатели, так и должностные лица, отвечающие за соблюдение порядка. Работодателей также хотят обязать открывать специальные банковские счета, средства с которых смогут покрыть расходы на депортацию нарушивших законодательство трудовых мигрантов или уплату штрафов за них.

Как подготовиться к работе по новым правилам

Проверьте актуальность документов. Убедитесь, что у всех иностранных сотрудников есть действующие разрешения на работу или патенты, и что они соответствуют фактически выполняемой работе.

Обновите формы уведомлений. Скачайте актуальные бланки, утверждённые приказом МВД № 290, и убедитесь, что сотрудники, ответственные за кадровый документооборот, знакомы с новыми требованиями.

Настройте налоговый учёт. Проверьте, правильно ли применяются ставки НДФЛ для разных категорий иностранных работников. Убедитесь, что уведомления из налоговой для зачёта авансовых платежей получены и актуальны.

Проведите аудит доходов. Сверьте выплаты иностранным работникам с данными, которые передаются в ФНС и СФР. Убедитесь, что доходы соответствуют установленным порогам.

Оцените риски. Проверьте, не превышаете ли вы допустимую квоту иностранных сотрудников, и все ли уведомления подаются в установленные сроки.