Учитесь рациональной работе с документами

Обработка входящей почты

1.Предупредите о том, чтобы Вам на стол клали только входящую корреспонденцию, имеющую для вас значение, и откажитесь от всей «рутинной почты».

2.Поручите делать предварительную рассортировку входящей почты (например, по приоритетности) и раскладку ее в специальные папки.

3.Распорядитесь о том, чтобы к входящим письмам прикладывались необходимые разъяснительные материалы.

4.Все, что не представляет информационной ценности, не подлежит обработке или хранению, должно немедленно переправиться в корзину для бумаг.

5.При чтении письма сразу же помечайте все важные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку.

6.Снабжайте письмо указаниями и замечаниями по обработке, указывайте, например, срок исполнения, исполнителя, место в архиве и т. п. Пользуйтесь в этих целях имеющимися формулярами.

7.Входящую почту, которая должна обрабатываться в другом месте, немедленно переправляйте по назначению.

8.Обрабатывайте письмо по возможности сразу после получения, т. е. во время просмотра почты.

9.Обработка всякого послания должна выражаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.

Цель заключается в том, чтобы

Каждое письмо брать по возможности только один раз в сутки

10. Устройте себе ящик для почты с тремя отделениями:

— к немедленному исполнению;

— к повторному рассмотрению;

— в архив.

Обработка корреспонденции (исходящей почты)

Собираетесь ли Вы составить стандартное послание или написать частное письмо, вы должны обязательно руководствоваться основным принципом:

Пишите и диктуйте как можно меньше и только самое необходимое!

И ваши деловые партнеры будут вам благодарны, если будут получать от Вас краткие и рационально составленные послания. Нижеследующие наставления помогут Вам сэкономить минуты, которые в течение месяца складываются в часы. Кроме того, о всяком предприятии, подразделении или о служащем судят по тому, насколько споро, неординарно и надежно составляются деловые бумаги.

Сокращайте время путем немедленного ответа

Напишите от руки на полученном Вами письме свой ответ, поставьте дату, подпись и отошлите оригинал отправителю (копию оставьте в деле). Часто для ответа на запрос бывает достаточно надписи «Согласен».

Еще больше экономит время штемпель или наклейка с трафаретной надписью.

Преимущества немедленного ответа состоят в том, что вы экономите время на диктовке или на подробном написании, Ваш партнер получает ответ обратной почтой и на 50 % сокращается бумагооборот.